Audyt - ogół działań, poprzez które uzyskuje się niezależną ocenę funkcjonowania instytucji – ich legalności, gospodarności, celowości, rzetelności. Audyt jest zazwyczaj przeprowadzany przez odrębną komórkę, podporządkowaną bezpośrednio kierownikowi instytucji (audyt wewnętrzny) lub przez firmę zewnętrzną (audyt zewnętrzny).

Beneficjent ostateczny - osoba, instytucja lub środowisko (grupa społeczna) bezpośrednio korzystająca z wdrażanej pomocy np. biorąca udział w szkoleniach organizowanych przez projektodawców.

Dokumenty programowe (operacyjne) - dokumenty w postaci programów lub planów rozwoju, opracowywane na potrzeby wydatkowania środków wstępnie przyznanych (alokowanych) danemu obszarowi lub sektorowi przez Komisję Europejską w ramach Funduszy Strukturalnych. Określają m.in. cele i główne kierunki wydatkowania środków na podstawie analizy aktualnej sytuacji i trendów rozwojowych danego obszaru lub sektora,         kryteria i sposoby      realizacji konkretnych  projektów, osoby
i instytucje odpowiedzialne za wykonanie określonych zadań oraz szacowaną wielkość i rozbicie środków z uwzględnieniem współfinansowania ze wszystkich osiągalnych źródeł budżetowych. Dokumentami programowymi są Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL), oraz jego Uzupełnienie.

Działanie - grupa projektów realizujących ten sam cel. Działanie stanowi etap pośredni między priorytetem a projektem. Np. w SPO RZL w ramach Priorytetu 1 wyróżniamy 6 Działań

EQUAL - jedna z Inicjatyw Wspólnotowych, w ramach której wsparcie kierowane jest dla projektów służących promowaniu nowych sposobów zwalczania wszelkich form dyskryminacji i nierówności na rynku pracy, dotykających zarówno osoby bezrobotne, jak i zatrudnione. Inicjatywa ta finansowana jest z EFS.

Europejski Fundusz Społeczny - jeden z Funduszy Strukturalnych, który powołany został w celu wspierania wspólnotowej polityki społecznej. Finansuje on działania państw członkowskich w zakresie przeciwdziałania bezrobociu i rozwoju zasobów ludzkich. Ze środków funduszu finansowane są głównie szkolenia zawodowe, stypendia, praktyki zawodowe, doradztwo
i pośrednictwo zawodowe, analizy i badania dotyczące rynku pracy itp.

Ewaluacja -     ocena  oddziaływania     pomocy    strukturalnej   Wspólnoty
w odniesieniu do postawionych jej celów oraz analiza jej wpływu na problemy strukturalne. Jest ona prowadzona przed rozpoczęciem programu - ocena wstępna (tzw. ex-ante), w trakcie programu - ocena bieżąca (tzw. On-going) i po zakończeniu - ocena końcowa (tzw. ex-post).

Fundusze Strukturalne - zasoby finansowe UE służące realizacji polityki strukturalnej. Celem polityki strukturalnej jest pomoc słabiej rozwiniętym regionom i sektorom gospodarek państw członkowskich i w konsekwencji zmniejszenie różnic w poziomie rozwoju i życia pomiędzy poszczególnymi obszarami. Na fundusze strukturalne składają się: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejski Fundusz Społeczny (EFS), Europejski Fundusz Orientacji i Gwarancji Rolnej Sekcja Orientacji (EFOiGR) oraz Finansowy Instrument Wspierania Rybołówstwa (FIWR).

Instytucja wdrażająca – jednostka, która jest odpowiedzialna za zlecanie beneficjenci (projektodawcy) realizacji projektu. Jest to jednostka przyznająca pomoc. Do obowiązków instytucji wdrażającej należy też m.in. ogłaszanie konkursów, przeprowadzanie oceny formalnej wniosków, organizowanie      prac     Komisji Oceny       Projektów,  podpisywanie umów
z projektodawcami, monitorowanie realizacji projektów, wypłata/ zwrot kosztów      poniesionych przez     projektodawców,  przedkładanie wniosków
o płatność do Instytucji Pośredniczącej i przedkładanie Instytucji Pośredniczącej sprawozdań z realizacji Działania. Instytucjami wdrażającymi SPO RZL są: Ministerstwo Gospodarki i Pracy (Departament Wdrażania EFS), Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu (Biuro Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego), Wojewódzkie Urzędy Pracy, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości i Urząd Służby Cywilnej (Departament Szkolenia i Rozwoju Służby Cywilnej). Każda instytucja wdrażająca posiada punkt konsultacyjny, w którym można zasięgnąć informacji na temat ubiegania się o środki
i wymogów dotyczących realizacji projektów.

Inicjatywy Wspólnoty - programy finansowane z funduszy strukturalnych, mające na celu rozwiązanie problemów występujących na terenie całej Unii Europejskiej.    Liczba i charakter Inicjatyw Wspólnotowych ulegają zmianom
w zależności od zidentyfikowanych problemów mających wpływ na funkcjonowanie Unii Europejskiej. W latach 2000-2006 są to: EQUAL, INTERREG, LEADER + i URBAN. W Polsce w tym okresie realizowane są Inicjatywy EQUAL i INTERREG oraz jako Działanie 2.7 Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich” Pilotażowy Program LEADER +.

Instytucja Płatnicza - jedna lub kilka instytucji lub organów krajowych, regionalnych    lub    lokalnych,  wyznaczonych   przez państwo członkowskie
w celu przygotowania i przedkładania wniosków o płatności oraz otrzymywania płatności z Komisji Europejskiej. W Polsce Instytucją Płatniczą jest Departament Instytucji Płatniczej w Ministerstwie Finansów.

Instytucja Pośrednicząca - jednostka podlegająca Instytucji Zarządzającej, której Instytucja Zarządzająca przekazuje część uprawnień. Do zadań Instytucji Pośredniczącej należy m.in. zagwarantowanie prawidłowości operacji finansowych, przedkładanie i potwierdzanie wniosków o płatność do Instytucji Zarządzającej, przygotowywanie rocznej prognozy wydatków oraz rocznego raportu o nieprawidłowościach w realizacji programu. Dla SPO RZL Instytucjami Pośredniczącymi są: Ministerstwo Gospodarki i Pracy oraz Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu.

Instytucje rynku pracy - są to: publiczne służby zatrudnienia, Ochotnicze Hufce Pracy, agencje zatrudnienia, instytucje szkoleniowe, instytucje dialogu społecznego, instytucje partnerstwa lokalnego oraz wszystkie instytucje wpływające na rynek pracy poprzez kształtowanie i obsługę procesów na nim zachodzących.

Instytucja Zarządzająca - instytucja wyznaczona przez państwo członkowskie, odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym lub jednolitym dokumentem programowym. W przypadku SPO RZL funkcję tę pełni Departament Zarządzania EFS w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego.

Jednostka  Monitorująco - Kontrolna EFS -  jednostka    współdziałająca
z Instytucją Zarządzającą i Instytucją Płatniczą, odpowiedzialna za monitorowanie i kontrolę poprawności zakwalifikowania wydatków do finansowania z EFS oraz kontrolę przestrzegania ustalonych procedur i zasad udzielania pomocy z EFS.

Komisja Oceny Projektów – komisja powoływana przez instytucję wdrażającą do oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Ocena Komisji stanowić będzie podstawę do ułożenia listy rankingowej projektów i rekomendowania jej do akceptacji dyrektorowi instytucji wdrażającej. W skład Komisji wchodzą przedstawiciele instytucji wdrażającej. W pracach mogą również uczestniczyć niezależni eksperci.

Komitet Monitorujący  –  komitet   powoływany  przez Ministra Gospodarki
i Pracy w drodze zarządzenia w celu zapewnienia właściwego monitorowania, ewaluacji oraz efektywnego wdrażania programu operacyjnego. Jego zadaniem jest m.in. zapobieżenie jednostronnym ocenom, wypracowanie kryteriów i sposobu oceny programu, nadzorowanie postępów w osiąganiu założonych celów i rezultatów wdrażania programu operacyjnego, a także podejmowanie decyzji o zmianach w realizacji programu. W jego skład wchodzą przedstawiciele wszystkich jednostek i środowisk zaangażowanych we zarządzanie i wdrażanie SPO RZL, a także przedstawiciele partnerów społecznych i władz regionalnych.

Komitet Sterujący – w ramach SPO RZL powołano 4 Komitety Sterujące – dla Priorytetu 1, dla Działań 2.1 i 2.1, dla Działań 2.3 i 2.4 oraz dla Priorytetu 3. Komitety są powoływane przez ministra właściwego ds. pracy w drodze zarządzeń. Są one odpowiedzialne m.in. za opiniowanie i rekomendowanie Instytucji Zarządzającej Ramowych Planów Realizacji Działania instytucji wdrażających oraz projektów realizowanych w trybie pozakonkursowym.

Kontrola finansowa - mechanizmy i środki zapewniające prawidłowe funkcjonowanie procesu gromadzenia i dysponowania funduszami Wspólnoty.

Koszty kwalifikowalne - są to koszty niezbędne dla realizacji projektu, które zostały uwzględnione w budżecie projektu, spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, są poparte stosownymi dokumentami oraz zgodne z przepisami Unii Europejskiej i krajowymi.

Kryteria   wyboru   projektów - określony  zestaw   wymogów formalnych
i merytorycznych, zawartych w Uzupełnieniu Programu, które muszą spełnić projekty,    aby     uzyskać    dofinansowanie    ze    środków   pomocowych.
W przypadku SPO RZL kryteria wyboru projektów formułowane są przez Instytucję Zarządzającą, a następnie aprobowane przez Komitet Monitorujący.

Monitorowanie - proces systematycznego zbierania i analizowania wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych dotyczących wdrażania projektów,   którego    celem jest zapewnienie zgodności realizacji projektów
i programu z wcześniej zatwierdzonymi założeniami realizacji. Może ono dotyczyć zarządzania środkami pochodzącymi z Funduszy Strukturalnych lub postępów w realizacji programów i projektów.

Narodowy Plan Rozwoju na lata 2004-2006 - dokument programowy stanowiący podstawę planowania poszczególnych dziedzin interwencji strukturalnych. Zawiera propozycje celów, działań oraz wielkości interwencji Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności, ukierunkowanych na zmniejszanie dysproporcji w rozwoju społeczno-gospodarczym pomiędzy krajami Unii Europejskiej. Na podstawie tego dokumentu prowadzone są uzgodnienia z Komisją Europejską w sprawie Podstaw Wsparcia Wspólnoty.

Obszary wsparcia Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) - Rozporządzenie Rady i Parlamentu Europejskiego nr 1784/1999 w sprawie EFS określa obszary wspierające i uzupełniające działania nakierowane na rozwój zasobów ludzkich i rynku pracy – tzw. obszary wsparcia EFS. Są to:
- aktywna polityka rynku pracy,
- przeciwdziałanie zjawisku wykluczenia społecznego,
- kształcenie ustawiczne,
- doskonalenie kadr gospodarki oraz rozwój przedsiębiorczości,
- równość szans kobiet i mężczyzn na rynku pracy.

Okres programowania - okres obowiązywania dokumentów programowych, stanowiących podstawę ubiegania się o pomoc ze środków Funduszy Strukturalnych. Obecny okres programowania w Unii Europejskiej to lata 2000-2006. Dla Polski okres programowania obejmuje lata 2004-2006.

Partnerstwo - włączenie w proces podejmowania decyzji i ich realizację odpowiednich szczebli władz wspólnotowych i krajowych, jak również instytucji i środowisk regionalnych oraz lokalnych najlepiej znających potrzeby i możliwości swego regionu. Jest to jedna z zasad wdrażania Funduszy Strukturalnych.

Podstawy Wsparcia Wspólnoty (PWW) - dokument przyjęty przez Komisję Europejską w uzgodnieniu z danym państwem członkowskim, po dokonaniu oceny Narodowego Planu Rozwoju. Zawiera strategię i priorytety działań Funduszy Strukturalnych i państwa członkowskiego, ich cele szczegółowe, wielkość przyznanego wkładu Funduszy i innych środków finansowych. Dokument ten winien być podzielony na priorytety i wdrażany za pomocą jednego lub kilku programów operacyjnych.

Program operacyjny - dokument przyjęty przez Komisję, służący wdrażaniu Podstaw Wsparcia Wspólnoty i składający się ze spójnego zestawienia priorytetów, zawierającego działania wieloletnie, które mogą być wdrażane przez jeden lub kilka Funduszy, jeden lub kilka innych dostępnych instrumentów finansowych. Mogą one mieć charakter horyzontalny lub odnosić    się do    konkretnych   sektorów  gospodarki. SPO RZL jest jednym
z pięciu sektorowych programów operacyjnych.

Programowanie   -      proces     organizowania,   podejmowania     decyzji
i finansowania prowadzący do przygotowania dokumentów programowych. Przebiega on w kilku etapach i ma na celu przede wszystkim przygotowanie wdrażania programów, na bazie wieloletniej współpracy oraz wspólnych działań Wspólnoty i państw członkowskich.

Rezultaty - bezpośrednie i natychmiastowe efekty zrealizowanego programu lub projektu.     Rezultaty dostarczają   informacji o zmianach, jakie nastąpiły
w wyniku wdrożenia programu lub projektu u beneficjentów ostatecznych, bezpośrednio po uzyskaniu przez nich wsparcia.

Sprawozdawczość - sprawozdawanie przez Instytucję Zarządzającą postępu z wdrażania EFS. Dotyczy to także projektodawców, którzy zobowiązani są do składania do instytucji wdrażającej sprawozdań kwartalnych,   rocznych i   końcowych   służących  informowaniu o postępach
i ewentualnych trudnościach wynikłych podczas realizacji projektu.

Uzupełnienie Programu - dokument, zawierający uszczegółowienie zapisów programu operacyjnego. Przygotowany jest przez państwo członkowskie    lub   Instytucję Zarządzającą i w razie potrzeby korygowany.
W dokumencie tym przedstawione są szczegółowe kryteria wyboru projektów, system wdrażania, budżet działań. W przypadku SPO RZL Uzupełnienie Programu przygotowuje Instytucja Zarządzająca.

Wdrażanie - realizacja projektu /programu. Etap wdrażania następuje po etapie programowania.

Wniosek o płatność - wniosek kierowany przez Instytucję Zarządzającą do Instytucji Płatniczej w celu dokonania okresowych płatności na rzecz instytucje wdrażające. Płatności te umożliwiają zwrot kosztów poniesionych przez projektodawców.

Wspólnota Europejska (WE) - wspólnota, której celem jest stworzenie wspólnego rynku oraz unii gospodarczo-walutowej, a także dzięki wdrożeniu wspólnej  polityki i działań,   wspieranie  w całym ugrupowaniu harmonijnego
i zrównoważonego rozwoju działalności gospodarczej, wysokiego poziomu zatrudnienia i ochrony socjalnej, równości praw kobiet i mężczyzn, zrównoważonego i nieinflacyjnego wzrostu, wysokiego stopnia konkurencyjności  i  spójności  gospodarczej,   wysokiego   poziomu ochrony
i poprawy jakości środowiska naturalnego, podnoszenie standardu i jakości życia, gospodarczej i społecznej spójności oraz solidarności między państwami członkowskimi. Działania Wspólnoty są regulowane wspólnymi politykami, do których należą: wspólna polityka rolna, wspólna polityka handlowa, wspólna polityka transportowa i polityka ochrony środowiska, polityka regionalna i strukturalna WE, unia gospodarczo-walutowa, wspólna polityka zagraniczna i bezpieczeństwa.

Współfinansowanie ze źródeł krajowych - środki pochodzące z budżetu państwa, Funduszu Pracy, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, budżetów jednostek samorządu terytorialnego i środków Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, które w zależności od Działania, zapewniają współfinansowanie realizacji projektów. Wkład krajowy przewiduje również udział środków prywatnych.